Les déplacements professionnels offrent de belles opportunités : découvrir de nouveaux horizons, développer son réseau et parfois prolonger son séjour de quelques jours. FCM Travel, leader de la gestion des voyages d’affaires, partage 7 recommandations judicieuses pour partir l’esprit tranquille.
D’après Flight Centre Travel Group, les voyageurs d’affaires voyageant seuls représentent désormais la plus grande catégorie, avec 43 % des réservations en 2023, soit une augmentation de 12 % sur un an. Parmi ces voyageurs, 25 % sont des femmes.
Christophe Hamonic, Directeur général FCM France, Suisse et Espagne, explique : «Des milliers de clients voyagent avec nous et leur sécurité est bien sûr notre priorité numéro un.»
Bien que les voyages d’affaires se déroulent généralement sans accroc, certaines difficultés peuvent toutefois se présenter aux voyageurs. En effectuant quelques recherches en amont, en identifiant les éventuels défis et en restant en contact avec ses collègues, les voyageurs peuvent aborder leurs déplacements l’esprit serein. De plus, en faisant appel à un prestataire de services de gestion de voyages, ils bénéficient de l’expertise d’un partenaire qui les accompagne à chaque étape, de la planification jusqu’au retour, avec une assistance disponible 24h/24 pour un suivi optimal.
Fort de nombreuses années d’expérience à l’international, la division phare de FCTG partage 7 conseils avisés pour des voyages d’affaires sereins et réussis :
- Faire des recherches sur la destination
Avant de réserver un voyage, il est important de se renseigner sur la destination et de s’informer sur les problèmes de sécurité ou les risques potentiels. Le site du ministère de l’intérieur, les sites d’avis de voyageurs réputés, tels que Smart Traveller et les sites web des autorités locales, sont d’une grande aide pour obtenir des conseils en temps réel sur les risques et les exigences de chaque destination. Ces sites fournissent également des conseils sur les habitudes commerciale et sociale de leur région : ce qui est poli dans un pays peut être considéré comme inacceptable dans un autre.
- Connaître les informations relatives à son assurance voyage
Il est essentiel pour les voyageurs d’affaires de se protéger et de protéger leur entreprise. Lors de chaque voyage, il est important d’avoir les informations suivantes à portée de main :
- Le numéro de la police d’assurance de l’entreprise,
- Le numéro de téléphone du fournisseur d’assurance voyage, accessible 24h/24 et 7j/7,
- Un document récapitulant ce qui peut être couvert ou non,
- Une liste des démarches à suivre en cas de problème
Les voyageurs peuvent également s’inscrire au dispositif Ariane qui permet d’être alerté en cas de crise lors d’un voyage à l’étranger. - 3. Réserver un hôtel disposant de services de sécurité et de conciergerie 24h/24 et 7j/7
Pour se sentir en sécurité pendant un voyage, le service de sécurité de l’hôtel permet de prévenir les délits, et de répondre à tout incident qui lui serait signalé. Ces services peuvent aussi aider les voyageurs pour réserver un moyen de transport sûr, s’orienter dans des endroits inconnus ou suggérer des itinéraires appropriés pour leur temps libre.
- Organiser un rendez-vous avec ses collègues à destination
Avant d’arriver, planifier une réunion avec ses collègues permet de réduire le temps passé seul.
- Vérifier que les bagages ne portent pas d’AirTags inconnus
Bien que les AirTags et autres dispositifs de repérage Bluetooth, soient utiles pour suivre ses bagages, ils peuvent poser un problème s’ils sont posés par un inconnu. Afin d’éviter cela, les voyageurs peuvent utiliser leurs smartphones pour rechercher des AirTags et rester à l’affût des notifications d’alertes en cas de présence à proximité.
- Faire appel à des fournisseurs de services reconnus
Pour éviter d’être bloqué avec une faible connexion dans un endroit inconnu, il est conseillé aux voyageurs de vérifier auprès de leur fournisseur de services s’il propose l’itinérance internationale ou d’acheter une carte SIM ou eSIM « voyage » à l’avance. Un accès fiable à Internet 24h/24 et 7j/7 grâce à l’itinérance permet de profiter des applications de voyage, qui aident à organiser leur réservations, itinéraires, traductions, etc.
- Utiliser la carte de visite de son hôtel dans la langue locale pour mieux communiquer avec les chauffeurs de taxi
Pour éviter de se perdre, les voyageurs peuvent prendre une carte de visite de leur hôtel dès leur arrivée. Ainsi, ils pourront toujours retourner à leur établissement en la présentant à leur chauffeur. Il est également utile d’avoir sur eux le nom, l’adresse et les coordonnées de leur lieu d’hébergement pour communiquer avec les locaux ou en cas d’urgence.