Avec « CWT easy meetings », la TMC veut simplifier le processus de recherche et de réservation, afin que les clients « entreprises » n’aient plus à rechercher manuellement les lieux d’événements disponibles. CWT s’est associée à « MeetingPackage » pour mener à bien ce projet.
Une plateforme de réservation assez complète
La plate-forme est disponible en huit langues, est accessible via Internet et est compatible avec les ordinateurs de bureau, les tablettes et les mobiles. Les paiements sont effectués par carte de crédit. Les réservations peuvent être modifiées ou annulées directement via la plateforme. En plus de la réservation de lieux d’événements, le système propose des forfaits de restauration, des équipements audiovisuels. Le portail propose une solution « one-stop-shop ». Les responsables en entreprise doivent avoir une transparence et un contrôle complets sur le processus d’organisation de leurs réunions afin de contrôler à tout moment les coûts, la conformité et la sécurité des employés.
Une solution menée par MeetingPackage et CWT
MeetingPackage, une société finlandaise, utilisant la technologie SaaS, et l’agence événementielle CWT Meetings & Events ont lancé une plateforme de réservation directe pour les petites réunions. Sous le nom de « CWT easy meetings », les organisateurs ont désormais accès à plus de 250 000 salles de conférence dans des hôtels ainsi qu’à des lieux et lieux d’événements dans plus de 130 pays. Selon les deux sociétés, la version standard de la nouvelle plateforme en ligne convient également aux réunions ponctuelles et peut être utilisée gratuitement par tout organisateur de réunion. Les planificateurs peuvent rechercher, comparer et réserver des réunions directement.
Pour accélérer les processus de réservation automatisée
Joonas Ahola, PDG et fondateur de MeetingPackage, décrit la nouvelle plate-forme comme un jalon : « Dans l’environnement actuel, nous constatons plus que jamais que les thèmes de l’automatisation des processus et de la numérisation gagnent en importance. Les organisateurs et les sites reconnaissent que les processus manuels ne sont pas une voie durable.
Chris Bowen, directeur général de CWT Meetings & Events, commente le partenariat : « Avant la pandémie, beaucoup de nos clients consacraient jusqu’à 70% de leur budget de S&E à de plus petites réunions. Nous nous attendons à ce que le nombre de réunions augmente considérablement en raison des restrictions sur la taille des groupes ou des exigences de distanciation sociale. Étonnamment, cependant, très peu d’entreprises ont des processus et des solutions standardisés pour l’organisation de petites réunions, comme cela a longtemps été le cas pour les grands événements ou les voyages d’affaires » …
Les entreprises peuvent personnaliser l’outil de réservation
Un certain nombre d’améliorations, de nouvelles fonctions et d’options de marque ont été développées conjointement afin que la plate-forme de réservation réponde aux exigences spécifiques des clients à la fois fonctionnellement et en termes de marque individuelle pour les entreprises. Les utilisateurs pouvaient télécharger des « tarifs négociés » ainsi que leurs propres lieux d’événements spécifiques, auxquels seuls leurs employés pouvaient accéder en tant que clients. Ces emplacements et partenaires exclusifs des entreprises clientes pourraient être mis en évidence optiquement dans l’outil et affichés en haut des résultats de recherche. Les modes de paiement pourraient également être configurés pour que l’utilisateur n’ait pas à les ressaisir à chaque réservation. Dans une optique de reporting, des tableaux de bord et des rapports personnalisés offriraient une transparence totale sur les réservations des salariés des entreprises,
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